Учет договоров

Необходимость автоматизированного учета договоров возникает у предприятия, когда трудно составить четкую картину договорной деятельности с помощью ручного ведения, при котором становится сложно планировать и контролировать расчеты и сроки работ по договорам.

Применение автоматизированных средств позволяет уменьшить рутинную работу по учету договоров, позволяет оперативно получать аналитическую информацию по связанным с договором хозяйственным операциям.

Система «Айтида Retail» позволяет автоматизировать все этапы работ с договорами:

• Подготовку.

• Согласование.

• Регистрацию.

• Контроль расчетов.

• Контроль поставок в разрезе спецификации договоров. Рассмотрим учет в разрезе договоров на примере «Договора поставки».

  «Договор поставки» - один из видов договора купли-продажи, регулирующий отношения между покупателем и продавцом, отражающий вид, объем, качественные характеристики поставляемого товара, цены, сроки поставки, вид используемого транспорта и т.д. В отличие от других типов договоров купли-продажи, договор поставки заключается между двумя субьектами предпринимательской деятельности с целью поставки товара для использования его в своей деятельности или в иных целях.

Справочник «Договоров»

Учетные карточки договоров заводятся и хранятся в справочнике

«Договоров».

В форму карточки договора на закладке «Основные реквизиты» вводятся следующие реквизиты:

• Наименование – поле наименования договора, которое будет отображаться в документах.

• Тип – тип договора, который выбирается из справочника «Типы договоров». Признаки типов в нашем примере, затратный, могут быть использованы как дополнительные свойства в аналитических отчетах.

• Номер – обязательное для заполнение поле номера договора.

• Дата – поле даты начала действия договора.

• Срок действия – поле даты окончания действия договора.

• Наши реквизиты и реквизиты контрагента – заполняются основные реквизиты сторон участников договора, которые отражаются в документах поставки и оплаты (адрес доставки может быть выбран только из ранее заведенных адресов в справочнике «Адреса клиентов»).

• Общие реквизиты договора – заполняются сумма договора в целом, статьи затрат и дохода в зависимости от типа договора.

• Бизнес – функции – заполняются для формирования проводок в бухгалтерском учете при выборе в документе конкретного договора.

• Статус договора – определяется статус договора и устанавливается дата присвоения статуса для введения истории работы с договорами.

• Контролировать код договора – при установленном флаге система в режиме сопоставления контролирует возможность связи документов товародвижения с оплатными документами в разрезе договоров.

  На закладке «Спецификация и график платежей» - вводится спецификация договора, где выбирается список товаров, устанавливаются цены и количество по договору поставки.

  График платежей - приложение к договору, в котором регулируются сроки и размеры платежей.

Справочник «Типов договоров»

Под типом договора понимаются такие разновидности договоров, как, например, договор поставки или договор комиссии. В настройках типа договора создаются допустимые статусы и определяются права пользователя на установку этих статусов в договоре, также настраивается контроль за спецификацией договора, указывается путь к шаблону договора и выбираются бизнес – функции для автоматической установки функций в карточке договора и последующего формирования проводок в документах.

Контроль за спецификацией договора осуществляется при проведение приходных документов в зависимости от установленных настроек.

Введение учета в разрезе договоров предполагает обязательный выбор договоров в документах.